Mit ecoWORKZ können Abläufe zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten im ecoDMS Archiv optimiert, vereinfacht und damit deutlich beschleunigt werden.
Aachen, im September 2020. Mit ecoWORKZ bringt die ecoDMS GmbH schon bald eine neue Software auf dem Markt. ecoWORKZ ermöglicht die dokumentenbasierte Zusammenarbeit und Automatisierung von Archivierungsvorgängen im ecoDMS Archiv. NutzerInnen können damit die interne Digitalisierungsstrategie noch weiter modernisieren und automatisieren.
Rechnungen sichten und zur Buchung freigeben, den Empfang und die Kenntnisnahme von Jahresabschlüssen bestätigen oder eine betriebswirtschaftliche Auswertung zur Kenntnis nehmen. Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt von immer wiederkehrenden Abläufen in einem Unternehmen, die mit ecoWORKZ optimiert, vereinfacht und damit deutlich beschleunigt werden können.
ecoWORKZ erlaubt es unter anderem geschäftsrelevante PDF- und TIFF-Dateien mit wenigen Mausklicks zur Kenntnisnahme und Freigabe an die zuständigen Personen weiter zu geben. Die Dokumente werden dabei den beteiligten Benutzern vom System als Aufgabe vorgelegt. Sofern es sich um eine versionierbare PDF-Datei handelt, können die Benutzer die Zustimmung, Kenntnisnahme oder Ablehnung des Dokuments optional zusammen mit dem eigenen Benutzernamen, dem Datum und der Uhrzeit, in Form eines digitalen Stempels direkt auf das Dokument drucken.
Sobald der Ablauf vollständig von allen zuständigen Benutzern ausgeführt wurde, aktualisiert ecoWORKZ automatisch die Klassifizierung. Anhand des Status ist damit jederzeit ersichtlich, welchen Bearbeitungsstand ein Dokument gerade hat. Wurde das Dokument mit Stempeln versehen, speichert ecoWORKZ dies in Form einer neuen Version innerhalb der Versionsverwaltung des jeweiligen Dokuments ab. Das Original bleibt damit stets erhalten.
Über den intergrierten Einrichtungsassistenten lassen sich von den zuständigen ecoWORKZ-Administratoren feste Abläufe definieren und damit viele wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten abkürzen.
In einem brandneuen YouTube-Video stellen die Aachener die Abläufe zum Erstellen und Ausführen von Kenntnisnahmen und Freigaben mittels ecoWORKZ näher vor. Das Video ist ab sofort im offiziellen YouTube-Kanal von ecoDMS verfügbar. Der Link zur ecoWORKZ-Playlist lautet: https://www.youtube.com/playlist?list=PL7vZZTECufd4ZdW971kKyz5-in59Wmc28
Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.
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